秘書検定試験 1級過去問題

【秘書の資質】

問１
秘書Ａ子の下に新人Ｂ子が配属になり半年になるが、言葉遣いや話し方がまだ学生のようなことがある。そこで注意したところ、 「課長から何も言われていない」と言って改めようとしない。

このような場所Ａ子は、Ｂ子にどのように言うのがよいか。
箇条書きで三つ答えよ。

【職務知識】

問２
秘書Ａ子の上司（営業部長）が来客と面談中、上司の直接話がしたいという取引先のＴ氏が訪れた。そこへ常務秘書から、 「急用があるので、上司に来てもらいたい」との連絡があった。

来客との面談はあと数分で終わりそうである。 このような場合、Ａ子はどのように対処するのがよいか。順を追って箇条書きで答えよ。

【一般常識】

問３
次の用語の意味を簡単に（　）内に答えよ。

１．行革　　（　）
２．外為　　（　）
３．ＧＤＰ　（　）
４．Ｍ＆Ａ　（　）
５．ＮＰＯ　（　）

【マナー・接遇】

問４
秘書Ａ子の上司（山田部長）のところにＳ氏が予約時間より早く訪れた。上司は外出から戻っていないが、Ｓ氏のことは 分かっているはずなので待ってもらうことにした。

ところが、約束の時間になっても戻ってこない。Ａ子が外出先に連絡すると、 上司は忘れていたようでいま出たと言う。ここまでは２０分かかる。このような場合のＡ子の対応として、次のそれぞれについて答えよ。

１．Ｓ氏にはどのように言って対応するのがよいか。適切な言葉遣いで答えよ。
２．Ｓ氏が待つと言った場合の、Ｓ氏への配慮を箇条書きで二つ答えよ。
３．Ｓ氏が出直すと言った場合、Ｓ氏に尋ねておくことを箇条書きで三つ答えよ

問１
新人秘書の言葉遣いや話し方を、課長は直接注意はしない。
一般的には、実情に応じて先輩がすることになる。
秘書には職務上、秘書らしい言葉遣いや話し方がある。
秘書の言葉遣いや話し方は、態度、振る舞いとともに、
会社や上司のイメージに影響を与える。

問２
●Ｔ氏に「上司に取り次いでくるので、少し待ってもらいたい」と伝える。
●常務秘書に「上司は来客が重なっていていますぐにはいけないかもしれないが、確認して折り返し連絡する」と伝える。
●念のため、この後の常務の予定を聞いておく。
●来客中の上司に、「Ｔ氏の件と、常務からの連絡の件をどのようにすればよいか」とメモで尋ねてみる。
・来客が帰ったあと、すぐに常務のところに行くということであれば、Ｔ氏に少し待ってもらうようにお願いする。
・Ｔ氏との面談を終わらせてから、常務のところへ行くということであれば、常務秘書に事情を連絡しておく。

問３
１．行政改革（または行財政改革）　
２．外国為替　
３．国内総生産　
４．企業買収・合併　
５．非営利団体

問４・・・（例）
１．
お約束をいたしておきながら大変申し訳ございません。山田は外出先での用談が長引きまして、戻ってまいりますのに２０分ほどかかってしまいます。お待ちいただけますでしょうか。

２．
・お茶を替えるとき、希望する飲み物があるか尋ねる。
・新聞や雑誌などを用意し、勧める。

３．
・次の面談の都合のよい日時。
・連絡先。
・上司に伝えておくことはないか。