秘書検定試験準1級過去問題

解答は一番下に掲載しています。

【秘書の資質】

問1
秘書Ａ子は上司から、｢今度配属になった新人秘書Ｂ子は、私の見るところでは秘書向きではないと思うが、きみはどう思うか｣と尋ねられた。このような場合、Ａ子はどのように答えたらよいか。次の中から不適当と思われるものを選べ。

1.人事部はＢ子に秘書の適性があると思って配属したのだろうから、秘書向きなのだと思う、と言う。
2.Ｂ子はまだ、秘書としての日常に慣れるのが精いっぱいのようなので、もう少し様子を見てみたい、と言う。
3.今までの人も、入社してきた当初はそのように感じたから、Ｂ子の場合も同じなのではないかと思う、と言う。
4.まだ新人なので、これからよい秘書になってもらうよう指導するが、気づいたことは聞かせてほしい、と言う。
5.Ｂ子は秘書課に配属になってから日が浅いので、特に気にしていなかったが、これから気に留めるようにする、と言う。

問2
人事部長秘書Ａ子は、他部署の秘書Ｃ子から｢今度うちの部長が異動になると聞いたが、後任はだれなのか教えてもらえないか。人事部にいるのだから分かるのではないか｣と言われた。このような場合、Ａ子はＣ子にどのように対応すればよいか。簡単に答えよ。

【職務知識】

問3
秘書Ａ子の上司は交際範囲が広く、Ａ子は補佐業務に漏れがないようにするための気遣いが大変である。次はＡ子が行っているその補佐業務である。中から不適当と思われるものを選べ。

1.就任のあいさつ状、異動のあいさつ状では役職の変更に注意し、名簿の訂正に漏れがないようにしている。
2.電話での用件は、自分が応答したもののほか、上司が応答したものも受信日時をメモで残している。
3.紹介状をもってきた客には、用件を尋ねて、紹介状の中身を確認してから上司に連絡を取るようにしている。
4.新聞の受賞、死亡記事に注意をしていて、上司に関係すると思われるときは、そのことをすぐに上司に伝えている。
5.受信文書で上司の行動に関係するものは、スケジュール表へ記入したあと、その文書へ受信日を記録して残している。

問4
秘書Ａ子の上司が五日間の出張から戻り、今朝から出社した。このような場合、秘書として一般的にするべきことを箇条書きで四つ答えよ。

【一般常識】

問5
次は，用語とその意味の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選びなさい。

1.コンセンサス　＝　合意
2.ネゴシエーション　＝　拒絶
3.オファー　＝　申し出
4.レイオフ　＝　一時解雇
5.インセンティブ　＝　意欲刺激

問6
次は、用語とその訳語の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。

1.アテンダント＝随行者
2.エージェント＝代理人
3.オーソリティー＝司会者
4.キーマン＝中心人物
5.エグゼクティブ＝経営幹部

【マナー・接遇】

問7
次は、立食パーティーに出席するときの心得について述べたものである。中から不適当と思われるものを選べ。

1.パーティーに最後までいられないときは、主催者にあいさつをせずに途中で帰ってもよい。
2.招待状に服装の指定がないときは、会場の格や開宴時刻などから判断して服装を決めるのがよい。
3.会場内に持って入る手回り品は、小さめのハンドバック程度にし、それ以外はクロークに預けるのがよい。
4.会場の入口でウェーターから飲み物を手渡されても、主催者のあいさつが終わるまで口をつけないのがよい。
5.開宴時刻に遅れたときは、来賓が祝辞を述べている最中だったら、祝辞が終わってから会場に入るのがよい。

問8
次は、行事に関する用語とその意味の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選びなさい。

1.来賓　＝　公式行事などで，その行事に招かれた客のこと。
2.式次第　＝　式の終了後，次に何を行うかを書いた物のこと。
3.式辞　＝　式場で，その式の代表者が述べるあいさつのこと。
4.主賓　＝　宴会などで，招かれてその場の中心になる人のこと。
5.祝辞　＝　祝いの行事などで述べる，その行事を祝う言葉のこと。

【技能】

問9
次は秘書Ａ子が，社外に出す文書を書くときに配慮していることである。中から不適当と思われるものを選びなさい。

1.見舞い状には，普通の文書で書く時候のあいさつなどは省いている。
2.文章に相手の名前を書くときは，名前が行の最後にくることのないようにしている。
3.文章に金額や数量などを書くときは，数字が2行にまたがることがないようにしている。
4.上司名で出す，祝い状などを代筆するときは，上司名の脇へ（代）と書くようにしている。
5.会議などの開催通知を書くときは，日時や場所などは主文に入れず，別に「記」と書いてから個条書きにしている。

問10
次の場合のことを、それぞれ会議用語で何と言うか答えよ。

1.会議中に、予定されている議題以外に議題が出ることがある。この場合の議題のこと。
2.会議では、一定数以上の出席者がいないと議題の採決ができない。この場合の一定数のこと。
3.例えば、経営会議が、その下位にあたる委員会に意見を求めることがある。この場合の委員会が出す意見のこと。

解答

問１・・・１
問２・・・回答例：｢人事部にいても、知る立場ではないので分からない｣と答える。
問３・・・３
問４・・・回答例
留守中の来客・電話・連絡などの報告。
上司が持ち帰った連絡事項や用件の処理。
関係部署ヘの上司が戻ったことの連絡。
旅費の清算。
持ち帰った資料や名刺などの整理。
礼状案の作成。
問５・・・２
問６・・・３
問７・・・４
問８・・・２
問９・・・４
問１０・・１　動議　　２　定足数　　３　答申