秘書検定試験 2級過去問題

【秘書の資質】

問1
秘書Ａ子は上司が電話で，「Ｙ店があるから，そこを曲がって…」と話しているのを耳にした。相手は上司の友人で，会社までの道順の説明をしているらしい。しかし今は，その場所にＹ店はない。このような場合の対応について，次の中から適当と思われるを選びなさい。

1.Ａ子の耳に入っても，上司から聞かれたわけではないので，何もしないでいる。
2.電話中の上司に，今その場所にＹ店はない，○○になっているとメモで知らせる。
3.電話が終わったら，今その場所にＹ店はない，電話中に知らせた方がよかったかと尋ねる。
4.電話中の上司に，電話をかけ直すと言ってもらえないか，理由は後で知らせると書いたメモを渡す。
5.電話が終わったら，今その場所にはＹ店はないので，電話して訂正しておいた方がよいと思うと言う。


問2
秘書Ａ子の下に新人Ｂ子が配属された。

Ａ子は上司から、｢Ｂ子は秘書の経験がないので、とりあえず秘書の仕事をするうえで大事なことを指導しておいてもらいたい｣と言われた。

次はこのとき、Ａ子がＢ子に指導したことである。中から不適当と思われるものを選べ。

1.秘書は上司の補佐をするために存在するのだから、補佐に必要なスキルを磨くこと。
2.秘書は上司の来客と接することが多いので、上司のイメージを損なわないように服装に注意すること。
3.言葉遣いのよい悪いは、上司のイメージにもかかわるが、秘書の人柄も表すことになるので注意すること。
4.マナーの低下が社会的に言われているが、マナーのよさが秘書のイメージを支えているので、注意すること。
5.他部署の秘書との雑談のとき、お互いの上司がどのような仕事をしているかを話し合い、それを上司に伝えること。

【職務知識】

問3
秘書A子は、取引先Y社が地震で大きな被害を受けたことを知った。上司は長期出張中である。A子はどのように対応したらよいか。次の中から不適当と思うものを選べ。

1.詳しい情報を集めるために、取引先の担当者に状況の確認を依頼する。
2.被害の事を関連部署に知らせ、このような場合の見舞金の前例などを確かめる。
3.上司に連絡を取って、指示を得る。
4.出張中の上司の代行者に対応についての指示を得る。
5.上司が長期出張中であることを書き添えた見舞い状と見舞金をA子の名前で送っておく。


問4
秘書Ａ子は上司から、Ｍ社のＴ氏を訪問したいので都合を聞いてもらいたいと指示された。そこでＭ社に電話をすると、電話に出た人がＴ氏は３日ほど出社しないという。

このようなことに、Ａ子はどのように対応するのがよいか。次の中から適当と思われるものを選べ。

1.上司に、Ｔ氏は出社していないので連絡がつかなかった、と報告する。
2.電話に出た人に、Ｔ氏が出社していない理由といつ出社するかを尋ねて、それを上司に報告する。
3.電話に出た人に、また電話するがＴ氏を訪問したいことを伝えておいてもらいたい、と頼んでおく。
4.Ｔ氏は出社していないので、電話に出た人に、Ｔ氏が出社したら知らせてもらえないかと頼んでおく。
5.電話に出た人に、上司が訪問したいことを伝えて、出社したらＴ氏から電話をもらえるように頼んでおく。

【一般常識】

問5
次は「印」についての名称とその説明の組み合わせである。中から不適当と思うものを選べ。

1.実印=地方自治体に登録してある印
2.銀行員=取引銀行に届けてある印
3.公印=役所の公式な印
4.消印=文書などを書き直したとき、その箇所に押す印
5.封印=封じ目に押す印


問6
次は用語とその意味の組み合わせである。中から不適当と思われるものを選べ。

1.資金繰り　事業資金をやりくりすること。
2.連結決算　前期と後期を連結して決算すること。
3.不良債権　返してもらえないかもしれない貸した金。
4.公定歩合　日本銀行が市中銀行に貸し出す資金の金利。
5.不渡手形　約束の日に支払いを受けられなかった手形。

【マナー・接遇】

問7
次は秘書Ａ子が、物を贈るときや頂いたときに行ったことである。
中から不適当と思われるものを選びなさい。

1.取引先にお中元を贈るとき，前回，おいしかったと礼を言われたので，同じ物を贈った。
2.上司から，出張先で買ってきたという土産を頂いたとき，気に掛けてもらってすまない，と言った。
3.客から土産を頂いたが，その土産は上司の好みではなかったので，品名は言わず頂いたことだけを報告した。
4.上司から，世話になった出張先に何か礼をしておいてもらいたいと言われたとき，当地で有名な和菓子を送った。
5.上司の出張中に客から頂いた土産が日持ちのしない物だったので，上司から連絡が入ったとき，皆で頂いたと報告した。


問8
次は秘書Ａ子の、上司に対する言葉遣いである。
中から不適当と思われるものを選べ。

1.外出の予定時間が近づいたとき｢そろそろお出掛けの時間になりますが｣
2.この人に見覚えがあるかと、名刺を渡されたとき｢申し訳ありません、覚えておりませんが｣
3.先輩がやっている仕事を、代わってやるようにと言われたとき｢はい、いたしますが、私でよろしいのでしょうか｣
4.上司の湯飲み茶わんを片付けるとき｢このお茶わんは、お下げしてよろしいでしょうか｣
5.直接専務に渡してもらいたいと、書類を渡されたとき｢お席にいない場合は、どうすればよいのでしょうか｣

【技能】

問9
次は秘書Ａ子が，上司の出張の準備で初めてのホテルを予約したとき行ったことである。中から不適当と思われるものを選びなさい。

1.ホテルの朝食時間を確認した。
2.上司の自宅の電話番号を伝えた。
3.予約を受け付けた担当者の名前を確認した。
4.ホテルまでの案内図をファックスしてもらった。
5.到着する日の，チェックインの予定時刻を伝えた。


問10
次は秘書Ａ子の、上司あての郵便物を受け取ったときの上司への渡し方である。中から不適当と思われるものを選べ。

1.簡易書留は受信簿に記録してから開封し、内容物を確かめてから渡している。
2.速達と表示してあるものはすぐに開封し、他の郵便物の上にのせて渡している。
3.あて名が上司名になっていても、担当者が別にいるときには担当者に直接渡している。
4.差出人として個人の住所と氏名を手書きしてあるものは、開封せずにそのまま渡している。
5.ＤＭで、上司には関心がないと思われるものは、いちいち上司に確かめないで処分している。

問１・・・２
問２・・・５
問３・・・５
問４・・・３
問５・・・４
問６・・・２
問７・・・３
問８・・・５
問９・・・２
問１０・・１