秘書の基本業務

社長や役員と行動を共にし、 連絡業務　　・　書類作成　・　情報収集　を行う仕事

◆ 上司の身の回りの世話・・・運転手への連絡
◆ スケジュール管理・・・役員等のスケジュール管理・調整、社内外との連絡や調整
◆ 来客応対・・・来客の接遇
◆ 出張・交際の手配・・・
◆ 会議の準備・・・会議室の手配、資料の準備、関係者への連絡、食事の手配など
◆ 文書・資料作成・・・契約書の作成・管理、送迎・慶弔の準備
◆ 情報収集、整理・・・名刺管理・Ｅ−Ｍａｉｌ管理・ドキュメント管理

秘書には、緊急事態にも対処できる、機敏さと調整力が求められる。

外資系企業に勤める秘書は、会議や商談での同時通訳や必要書類の作成など、ビジネスパートナーとしての役割を果してます。
トップから緊急会議の招集を命じられる場合もあります。その際、などスピーディにこなします。

外資系企業の場合は、会議や商談への同席など、上司のパートナーとしての業務も発生することがあります。
上司の方が日本人か外国人か、一人あるいは複数なのかによって業務の内容が異なる。
パソコンスキルも必須だが、語学力が要求されることも多い業種。

また上司に信頼されるパートナーとして、ミーティングに代理出席したり冠婚葬祭に出ることもある為、社会常識やマナーなども秘書の大切な要素の一つ。

また日常の仕事でも、社会的な地位のある人たちと接する機会が多くなるので、豊かなビジネス知識はもちろん、人から信頼される人間性や社交性がなければ秘書はつとまらない。機転がきくことや他人に気配りができることも重要。

「ビジネスの場にふさわしい的確な対応」と「人と人とのふれあいを大切にする人間味のある対応」という、両面を兼ね備えていなければ一人前の秘書とはいえないのである。

社長のような「経営トップ」といわれる人たちは、分刻みの忙しいスケジュールで仕事をこなしている。なのでスケジュール管理などを行う秘書の役割は、非常に大きいといえる。

経営トップの業務が複雑になればなるほど、秘書の能力が会社経営にまでも大きく影響する可能性もでてくるのである。それだけに、秘書に対する信頼度は想像以上に高いといえる。

信頼を得るためには、幅広く仕事を経験しながら、常に前向きに学ぼうという姿勢が必要とされれ、もちろん「セクレタリー」として、経営のトップだけが知っている秘密情報を保持できるという信頼性も、秘書にとって重要な条件。

最近は企業の国際化などで、秘書が外国企業とやりとりを行うケースも増えているので、国際感覚や英語などの語学力を身につけておけば、自分の能力や経験を活かした仕事ができる可能性がさらに広がる。

世界を舞台にトップクラスの人たちとかかわり合う秘書の仕事は、大きなやりがいと達成感のある仕事だということができる。