秘書の心構え

■ 秘書は会社のイメージに直結する
■ 上司の補佐役としてサポート
■ 上司に信頼される
■ 上司が能力を存分に発揮できるように、上司の仕事を理解する
■ 好感度の高いマナー
■ 的確な判断力
■ 守秘義務の徹底

「秘書とはどうあるべきか」、秘書とはあくまで補佐役ということである。
上司を立てることはもちろん、会社のため、上司のさらに上役のため、会社に来たお客さまのためになることは何か、を主体的に考え行動するのが秘書である。
それを中心にすえて、業務の処理、人間関係の処理などの問題にあたっていかなければならない。

企業の役員や経営者といった管理的な地位についている人をサポートするのが秘書の仕事である。具体的な仕事内容は企業規模や社内業務分掌によって異なり、一般的な事務レベルから企業のトップシークレットに携わるケースまでさまざまである。

また、経営陣限定の企業トップシークレットに触れる機会も多いため、機密保持ができるというのも重要なファクター。自分自身から機密を漏らさないというのはもちろんであるが、情報の保管や安全にも責任が課せられてくるので、機密の徹底管理が必要である。

最近では、秘書業務がボーダレスになり従来の業務に加え、経理・総務・商品管理・企画等を兼務でという求人が年々増加している。

中には「社長付きスタッフ・アシスタント」という肩書きで、将来の経営陣候補として秘書を募集する企業も数少なくない。

役員や管理職が大勢いる超大手企業ならともかく、ほとんどの企業は「業績アップに結びつく戦力」として正社員を位置づけている。

秘書業務も例外ではなく、経営補佐的視点がない人材は正社員としてお呼びではない、といったところが現状でもある。

したがって、今後秘書を目指したいと考えているなら、まず自分の志向を見極めること。
「上司のサポート」、「会社の経営を自分なりにサポート」この経営補佐的秘書を経験すれば、どの企業へ行っても価値もぐんとあがる。

もし、選択肢に迷ったらここに立ち返って考えてみて、これさえ考えておけば、覚えるのではなく、この視点で現場で考えれば、答えることが可能である。

もちろんいきなり本番に臨んでも絶対にだめなので、参考書の巻末などについている模擬試験などを解くことで感覚を養うこと。

ちなみに、『秘書とはどうあるべきか』だが、秘書とはあくまで補佐役ということ。
上司を立てることはもちろん、会社のため、上司のさらに上役のため、会社に来たお客さまのためになることは何か、を主体的に考え行動するのが秘書なのである。

それを中心にすえて、業務の処理、人間関係の処理などの問題にあたっていくのである。


【秘書に要求される能力】

☆ 判断力
☆ 分析力
☆ 記憶力
☆ 表現力
☆ 行動力
☆ 機密保持力
☆ 予知能力
☆ 情報力
☆ コミュニケーター能力
☆ アドバイザー能力
☆ 知識と教養

秘書の仕事を一言で言うと「上司の補佐役」であり、補佐をする上司があってはじめて秘書としての仕事が成り立つ。

秘書を必要とする上司としては、企業の経営者や政治家、弁護士、大学教授、医師などがある。

秘書はこれら上司が経営上の判断など本来の業務に集中できるよう、環境を整える役割を果たす。具体的には上司のスケジュール管理や電話の取次ぎ、来客対応、文書作成、雑務処理などがある。

これらの多岐にわたる業務をこなす事で、上司の仕事の効率を高めていくのである。

● 秘書としての役割認識を深める

● 日常業務をサポートするだけでなく“上司の理念や意向を理解した行動のとれる秘書"としての基本的な業務知識や技術を習得する

● 秘書として今後ステップアップを図るために必要な、人間関係・自己管理などの観点からの自己啓発の方向性を見つける