■ 社会常識をわきまえる
社会人として、当たり前の常識−例えば・挨拶をする、・お礼を言う等々−を身につけて、健全な物の考え方、行動ができるようにすること。
■ 自己管理をしっかりする
�� 時間を有効に使う
忙しい上司のスケジュール管理、指示された仕事を期限内にこなす事は上司の仕事の効率にも関わってくる。仕事の所要時間の把握や、計画的に仕事をこなす事を心がけよう。
�� 健康を維持する
健康を維持することは自分自身の為だけではなく、周囲の人の迷惑にならないためにも、必要なこと。健康であれば、自然と明るく振る舞ったり、他人を気遣う余裕ができます。 健康であることを心がるようにする。
�� 情をコントロールする
秘書が落ち込んでいては、上司も落ち着いて仕事ができない。職場では感情を抑え、明るく振る舞う。自分を押さえたり我慢したりして感情を調節するプロの意識を持つことが必要である。仕事中の涙は厳禁。
�� 金銭管理をしっかりする
上司からお金をまかされることがあります。出納業務も仕事の一つなので、会社のお金は自分のお金ではないことを意識する。無駄な資材を使ったりせずに、経費節減にも気を配りする。
■ 自己啓発を怠らないようにする
仕事に対しての専門知識はもちろん、社会情勢や経済情勢などを把握することも大切である。秘書の業務は定型の業務もありますが、突然の事態や予期しない出来事にぶつかることもあるので、日頃から問題意識を持ち、いろんな事態に冷静に対応できるようにしよう。
■ 秘書の立場をわきまえる
秘書は、上司が本来の仕事に専念し、成果を上げられるように補佐をする。上司を陰で支える存在であり、補佐役であることを理解しておく。秘書に決定権はありません。できることの限界を知ることが大切。
�� 上司を理解する
�� 上司に尊敬心や信頼感を持って接する。
�� 上司と秘書の立場の違いを理解し、秘書の立場をわきまえる。
�� 上司や会社の仕事の流れを把握する。
�� 上司の人間性を理解する。
�� 「いつまでに」「何を」「どのように」して欲しいのかを理解し、行動する。
�� 上司にとって不利益な言動や行動は慎む。
なかなか上司を理解するのは難しいし、尊敬するのも難しいものである。しかし、常に相手を思いやる気持ちから、お互いの信頼関係はできてくるだろう。挨拶のあとに「今日はいいお天気ですね」と話しかけるだけでも、距離が違っくるもの。コミュニケーションが大事なのである。
■ よい人間関係を作る
上司がよりよい仕事をするには、周囲の人の協力が必要。秘書は上司と周囲の人たちのパイプ役であるので、秘書自身が周囲の人とよい人間関係を築いていこう。
�� お客様との関係
秘書はお客様と上司の窓口になることがある。秘書の応対がお客様との関係をつなぐ橋渡し役を担っている。丁寧な応対を心がけること。
�� 社内での関係
上司の指示をその部下や他部署の人に伝えることがある。上司からの伝言は正確に表現するようにすること。
�� 秘書自身の人間関係
秘書自身が周囲の人たちとよい人間関係を築いていなければ、上司への橋渡しはうまくできないのである。積極的に交流を図る努力をするようにする。
■ 機密を守る
秘書は重要書類の管理を任されたり、機密事項にふれる機会が多くある。機密は守らなければ、上司の信頼をなくし、上司や会社の立場を悪くすることになる。
�� 機密は決して口外しない。
�� 秘書は機密を知る立場にないことを理解しておく。
�� 何が機密であるかを認識する。
�� 機密を聞かれたら、知る立場にないことをはっきり言う。
�� 重要書類の取り扱いに注意する。
■ 上司を理解する
上司を理解し、よりよい関係を作ることが大事である。仕事上で上司の期待に応えることで、さらによりよい関係がうまれるのである。
| �� |
指示をされた内容を正確に最後まで聞きます。わからないことは最後にまとめて聞くようにする。 |
| �� |
上司の指ｦに忠ﾀに従い、上司のやり方にあわせて仕事を進める。仕事の期日は遵守し、長引くものは中間報告する。 |
| �� |
指示をされた仕事の優先順位を決め、急ぎのものから片付ける。
順位がわからない場合は、上司に確認。 |
| �� |
指示されたことを実行した後は必ず報告する。報告は、結論から述べ、経過や理由はその後で述べる。 |
